El diario de desembolsos de efectivo: la forma de la administración de efectivo en un negocio

El diario de desembolsos de efectivo, también conocido como el diario de pagos de efectivo, es un formulario de contabilidad utilizado para registrar todas las salidas de efectivo, incluidas las compras o desembolsos todos en efectivo.

Algunos ejemplos de salidas son cuentas por pagar, materiales por pagar y gastos operativos, entre otras compras en efectivo.

Los ejemplos de otros desembolsos en efectivo incluyen depósitos en el fondo de caja chica.

Tu contador registrará todas estas transacciones en el diario de desembolsos de efectivo antes de contabilizarlas en el libro mayor, el libro mayor de cuentas por pagar u otros libros.

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Esto generalmente se realiza mensualmente. En algunas empresas, el diario de desembolso de efectivo se combina con el diario de recibos de efectivo y se conoce como el libro de caja.

Esta es una herramienta importante en la administración de efectivo: los dueños de negocios pueden usar esto para ver cuánto efectivo se ha desembolsado y hacia dónde se fue, calculando el porcentaje que fue al inventario versus lo que fue para pagar otras facturas.

El diario de desembolso de efectivo incluye el número de cheques que se emitieron, por lo que muchos paquetes de software de contabilidad se refieren al diario como un registro de cheques.

Estos paquetes tienen formularios preestablecidos para el diario de desembolsos de efectivo o formularios fácilmente personalizables para satisfacer tus necesidades.

Configuración del diario de desembolsos de efectivo

Las columnas se configuran para cada transacción de la siguiente forma:

  • Fecha
  • Verificación del número
  • Explicación
  • Crédito en efectivo
  • Otro crédito
  • Cuenta cargada
  • Débito de cuentas por pagar
  • Otro débito

Las columnas de tipo de pago en efectivo pueden ser más específicas de acuerdo a la naturaleza del negocio.

Por ejemplo, algunas empresas pueden necesitar solo una columna para registrar el monto en efectivo, mientras que otras necesitan columnas adicionales para cuentas por pagar, descuentos recibidos, compras en efectivo, etc.

Siempre debe haber una “otra” columna para registrar los montos que no encajan en ninguno de las principales categorías.

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Actualización de otros libros mayores

Regularmente, las partidas del diario de desembolso de efectivo se utilizan para actualizar los libros auxiliares, aquellos diseñados para registrar tipos específicos de transacciones contables.

Si la mayoría de los pagos en efectivo son a proveedores para gestionar los créditos PYMEs, el libro mayor actualizado es el libro mayor de cuentas por pagar.

Las cuentas del libro mayor se actualizan mensualmente utilizando los totales del diario de desembolsos de efectivo. Si la empresa está utilizando cuentas de control subsidiarias para respaldar las cuentas del libro mayor, las contabilizaciones son parte del sistema de contabilidad de doble entrada.

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El total de todos los saldos del libro mayor subsidiario (si la mayoría de los pagos son a proveedores, nos referimos a los saldos de la cuenta del proveedor en el libro mayor de cuentas por pagar) debe ser igual al saldo en la cuenta de control del libro mayor subsidiario en el libro mayor.

El libro mayor debe estar en equilibrio, es decir, los débitos totales en el libro mayor deben ser iguales a los créditos totales.